Herausforderungen im Fuhrparkalltag

Als Fuhrparkmanager kennen Sie die täglichen Stolpersteine bei der Fahrzeugverwaltung nur zu gut. Die Anforderungen wachsen, doch die vorhandenen Mittel stoßen an ihre Grenzen. Das sind die häufigsten Herausforderungen aus der Praxis:

Fehlende Transparenz: Sie wissen nicht, ob alle Fahrer ihre Reifenwechsel durchgeführt haben oder ob wichtige Aufgaben und Termine eingehalten wurden. Ohne zentrale Übersicht laufen Sie Gefahr, Fristen zu verpassen und Sicherheitsrisiken zu übersehen.

Zu komplexe Systeme: Viele am Markt verfügbare Fuhrparkmanagement-Systeme sind überladen, teuer und für kleine sowie mittlere Unternehmen ungeeignet – sie bieten mehr Funktionen als nötig und verkomplizieren den Arbeitsalltag, statt zu helfen.

Umständliche Abläufe: Kilometerstände abzufragen ist häufig ein aufwändiger und langwieriger Prozess. Sie müssen Fahrer einzeln kontaktieren und auf Rückmeldungen warten. Prüfberichte und andere wichtige Dokumente erreichen Sie oft nur mit Verzögerung, was die Planung und den Überblick zusätzlich erschwert.

Hoher Betreuungsaufwand: Gerade in dezentral organisierten Fuhrparks ist es schwer, den Überblick zu behalten: Welche Daten werden wo erfasst und gespeichert? Wer ist für welche Aufgaben zuständig? Ohne klare Strukturen steigt der Betreuungsaufwand erheblich.

Zettelwirtschaft und Durcheinander: Sie koordinieren wie viele andere Fuhrparkmanager Termine und Aufgaben mühsam per E-Mail und halten alles in Kalendern oder Excel-Listen nach? Das Ergebnis: Daten sind verstreut, Informationen gehen verloren und die Zusammenarbeit ist schwierig.

Weniger Stress, mehr Kontrolle: Digitale Helfer im Fuhrpark

Digitale Lösungen können aber auch Struktur in Ihre Arbeit bringen – und nehmen Ihnen viele zeitraubende Aufgaben ab – sofern Sie sich an den Bedürfnissen Ihres Fuhrparks orientieren. Statt auf verschiedene interne Tools oder komplexe Fuhrparkmanagement-Systeme zurückzugreifen, profitieren Sie mit einer digitalen Fahrzeugverwaltung von einem zentralen System.

Aufgaben und Termine automatisiert steuern

Erstellen Sie Aufgaben direkt im System, nutzen praktische Vorlagen oder legen individuelle Aufgaben an. Die Fahrer erhalten automatische Erinnerungen an anstehende Termine und Aufgaben – ohne umständliche Einzelabsprachen oder E-Mail-Chaos.

Zentrale und digitale Fahrzeugakte

Alle Dokumente und Informationen werden automatisch in der digitalen Fahrzeugakte hinterlegt. Bei Rückfragen, Kontrollen oder im Schadensfall können Sie so direkt alle relevanten Dokumente abrufen und nachweisen, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten wurden. 

Transparenz und Kontrolle

Mit einer digitalen Lösung sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben und Termine anstehen, welche bereits erledigt wurden und wo noch Handlungsbedarf besteht.

UVV-Prüfung: Einfach digital dokumentieren

Mithilfe einer Upload-Funktion laden Ihre Fahrer UVV-Prüfberichte einfach per Smartphone hoch. Die Zuordnung zum Fahrzeug erfolgt automatisch, Sie prüfen die Berichte nur noch.

Leasingmanagement: Kilometerstände im Blick

Lassen Sie Kilometerstände von den Fahrern erfassen und erhalten zusätzlich Prognosen zu Mehr- und Minderkilometern. So vermeiden Sie unerwartete Mehrkosten bei der Fahrzeugrückgabe. Leasing-Dokumente lassen sich ebenfalls in die digitale Fahrzeugakte hochladen.

Aufgaben und Termine im Detail: Was ein digitales System für echte Entlastung leisten muss

Nachfolgend finden Sie typische Aufgaben und Fristen, die Sie mit einer digitalen Lösung wie z.B. mit der LapID Fahrzeugverwaltung einfach überwachen und steuern können:

 
-       Reifenwechsel (einmalig)

-       Haupt- und Abgasuntersuchung (einmalig)

-       DGUV Prüfung Ladekabel (jährlich)

-       Erfassung des aktuellen Kilometerstandes (vierteljährlich)

-       Erfassung des Durchschnittsverbrauchs (monatlich)

-       Reifenprofil kontrollieren (vierteljährlich)

-       Schadenerfassung (einmalig)

-       Fahrzeugabholung (einmalig)

-       Vorbereitung der Fahrzeugrückgabe (einmalig)

Mehr Informationen finden Sie unter www.lapid.de